농구 아카데미 원생 관리 시스템,
계약 전에 확인할 일곱 가지
학원 관리 프로그램은 데모에서는 전부 잘 돌아갑니다. 화면도 깔끔하고, 물어보는 건 대체로 "됩니다"라는 답이 옵니다.
차이는 3개월 뒤에 납니다. 코치가 안 쓰기 시작하고, 엑셀을 같이 켜게 되고, 어느 순간 종이 출석부가 다시 책상에 올라와 있습니다.
제품별 비교표를 찾아 들어오셨다면 먼저 말씀드립니다. 이 글에는 A사·B사 기능 비교표가 없습니다. 대신 농구 아카데미 원생 관리 시스템을 고를 때 실제로 결과를 가르는 기준 일곱 개를 담았습니다. 기능 목록은 어느 업체나 비슷하게 채워 넣기 때문에, 비교표보다 이 일곱 질문에 어떻게 답하는지가 훨씬 정확한 판단 근거가 됩니다. 아래 질문을 그대로 복사해서 검토 중인 업체 두세 곳에 동시에 보내보세요. 답변의 차이가 곧 비교표가 됩니다.
1. 코치가 자기 계정으로 쓸 수 있습니까
지금도 원장 계정 하나만 제공하는 프로그램이 적지 않습니다.
그러면 결과가 정해져 있습니다. 코치는 종이에 적고, 원장님이 밤에 옮깁니다. 도입 전과 정확히 같아집니다. 돈만 더 씁니다.
물어볼 것
- 코치 계정은 몇 개까지 만들 수 있고, 추가 비용이 있습니까
- 코치 권한을 어디까지 제한할 수 있습니까 (결제 정보는 못 보게, 자기 반만 보게)
- 코치가 퇴사하면 그 계정의 기록은 어떻게 됩니까
세 번째가 은근히 중요합니다. 코치 한 명이 나갈 때 그 반 아이들의 수업 히스토리가 같이 사라지는 시스템이 있습니다.
2. 우리 학원의 계산 규칙을 넣을 수 있습니까
보강권, 중도 등록 일할 계산, 형제 할인, 다회권 차액. 학원마다 다르고, 대부분 원장님 머릿속에만 있습니다.
이 규칙이 시스템에 안 들어가면 결국 엑셀을 같이 쓰게 됩니다. 두 곳에 기록하는 순간 둘 다 틀립니다.
물어볼 것
- 할인·일할·보강권 규칙을 우리가 직접 설정할 수 있습니까, 아니면 업체에 요청해야 합니까
- 요청해야 한다면 비용과 소요 기간은 어떻게 됩니까
- 규칙을 중간에 바꾸면 이미 등록된 원생에게는 어떻게 적용됩니까
3. 기존 명단을 그대로 올릴 수 있습니까
가장 많이 걸려 넘어지는 지점입니다.
원생 60명을 한 명씩 손으로 입력해야 한다면, 도입은 "다음 달에 하자"로 미뤄지고 대개 그대로 무산됩니다. 기능이 좋아서 산 프로그램이 이사 비용 때문에 안 쓰이는 경우가 정말 많습니다.
물어볼 것
- 엑셀 업로드를 지원합니까. 우리 엑셀 양식 그대로 됩니까
- 업체가 대신 옮겨줍니까. 비용이 있습니까
- 계약부터 실제 사용 시작까지 며칠 걸립니까
4. 태블릿에서 한 손으로 됩니까
농구는 책상에서 기록하지 않습니다. 코트 옆에서, 서서, 한 손으로, 아이들이 시끄러운 상태에서 합니다.
데모를 받으실 때 PC 화면 말고 태블릿 화면을 직접 보여달라고 하세요. PC 화면을 그대로 줄여놓은 것과 처음부터 현장용으로 만든 것은 사흘만 써보면 차이가 납니다. 버튼이 작아서 오탭이 나기 시작하면 코치는 그날로 종이로 돌아갑니다.
물어볼 것
- 실제 태블릿에서 출결 입력하는 화면을 보여주실 수 있습니까
- 체육관 와이파이가 끊겼을 때 입력한 내용은 어떻게 됩니까
두 번째 질문에 "인터넷이 있어야 합니다"라고만 답한다면, 체육관 구석에서 신호가 약해지는 날마다 기록이 날아갑니다.
5. 미성년자 개인정보를 어떻게 처리합니까
가장 중요한데 가장 안 물어보는 항목입니다.
농구학원 원생은 대부분 미성년자이고, 상당수가 만 14세 미만입니다. 시스템에 들어가는 정보를 세어보면 이름, 생년월일, 연락처, 학교, 보호자 연락처, 결제 정보, 신체 정보, 훈련 사진과 영상입니다.
「개인정보 보호법」 제22조의2에 따라 만 14세 미만 아동의 개인정보를 처리하려면 법정대리인의 동의를 받아야 하고, 동의를 받았는지 확인까지 해야 합니다.
여기서 원장님이 꼭 아셔야 할 게 하나 있습니다. 시스템을 쓰더라도 법적으로 개인정보를 처리하는 주체는 학원입니다. 사고가 나면 업체가 아니라 원장님이 답해야 합니다. 업체는 위탁받은 쪽일 뿐입니다.
물어볼 것 (이 네 가지는 그대로 복사해서 보내세요)
- 법정대리인 동의를 받고 그 기록을 보관하는 기능이 있습니까
- 퇴원한 원생의 데이터는 언제, 어떻게 파기됩니까. 백업본에도 남습니까
- AI 기능이 있다면, 원생 정보가 어느 회사의 어느 서버로 전송됩니까. 국외로 나갑니까
- 개인정보 처리위탁 계약서를 주실 수 있습니까
범용 학원 관리 프로그램 대부분이 이 네 질문에 바로 답하지 못합니다. 답을 못 하는 것 자체가 신호입니다. 미성년자 데이터를 다루면서 이 질문을 처음 받아본 업체라면, 그 시스템은 아이들 정보를 담기에 아직 준비가 안 된 것입니다.
정확한 법령 내용과 적용 범위는 개인정보보호 포털에서 확인하실 수 있습니다.
6. AI가 만든 내용을 확인하고 보낼 수 있습니까
요즘은 대부분 AI 기능을 답니다. 알림장을 대신 써주고, 리포트를 만들어줍니다.
문제는 그게 검토 없이 자동 발송되는 구조일 때입니다. AI는 출석하지 않은 날의 훈련 내용을 지어낼 수 있고, 측정하지 않은 기록을 그럴듯하게 채워 넣을 수 있습니다. 그리고 그 문장이 학부모 휴대폰에 도착하면 되돌릴 방법이 없습니다.
물어볼 것
- 발송 전 원장 확인 단계가 필수입니까, 켜고 끌 수 있는 선택입니까
- 초안에 들어간 숫자와 날짜가 실제 기록과 일치하는지 검증합니까
첫 번째 질문에 "선택입니다"라는 답이 오면, 언젠가 사고가 납니다. 바쁜 날 그 스위치를 끄게 되어 있습니다. 발송 전에 문장을 어떻게 점검하는지는 학원 알림장 3문장 공식에 정리해두었습니다.
7. 그만둘 때 데이터를 가져올 수 있습니까
계약할 때는 아무도 안 묻지만, 나갈 때 가장 아픈 항목입니다.
물어볼 것
- 계약 종료 시 원생 명단, 출결 기록, 경기 기록을 엑셀이나 CSV로 내려받을 수 있습니까
- 내려받은 파일에 어디까지 들어 있습니까
안 된다고 하면 그건 관리 시스템이 아니라 잠금장치입니다. 몇 년치 기록이 인질이 되면 마음에 안 들어도 못 나갑니다.
학원 관리 프로그램 선택 기준 요약
| # | 확인 항목 | 답을 못 하면 |
|---|---|---|
| 1 | 코치 개별 계정 | 결국 종이로 돌아갑니다 |
| 2 | 우리 계산 규칙 반영 | 엑셀을 같이 쓰게 됩니다 |
| 3 | 엑셀 명단 일괄 업로드 | 도입 자체가 무산됩니다 |
| 4 | 태블릿 한 손 조작 | 코치가 안 씁니다 |
| 5 | 미성년자 개인정보 처리 | 책임은 학원이 집니다 |
| 6 | 발송 전 원장 확인 필수 | 되돌릴 수 없는 사고가 납니다 |
| 7 | 데이터 반출 | 나가고 싶을 때 못 나갑니다 |
이 표를 그대로 놓고 검토 중인 업체 두세 곳의 답변을 옆 칸에 채워 넣으시면, 그게 가장 정확한 학원 관리 프로그램 비교표가 됩니다.
자주 묻는 질문
학원 관리 프로그램, 농구 전용과 범용 중 어느 쪽이 낫나요?
출결과 결제만 필요하면 범용으로 충분합니다. 경기 기록, 선수별 스탯, 성장 리포트처럼 농구 고유의 데이터를 쌓으실 계획이면 전용이 맞습니다. 범용 프로그램에 농구 기록을 억지로 넣으면 결국 별도 엑셀을 같이 쓰게 됩니다.
만 14세 미만 원생 개인정보, 학원이 뭘 준비해야 하나요?
개인정보 보호법 제22조의2에 따라 법정대리인의 동의를 받고, 동의 여부를 확인해야 합니다. 동의 기록을 어디에 어떻게 보관할지, 퇴원 후 언제 파기할지를 정해두셔야 합니다. 시스템을 쓰더라도 법적 처리 주체는 학원이므로 업체에만 맡겨둘 수 없습니다.
학원 관리 프로그램 도입에 보통 얼마나 걸리나요?
명단 이관 방식이 기간을 결정합니다. 엑셀 일괄 업로드가 되면 일주일 안에도 시작할 수 있고, 한 명씩 입력해야 하면 몇 달이 걸리거나 무산됩니다. 계약 전에 실제 사용 시작까지 며칠인지 숫자로 확인하세요.
원생 몇 명부터 시스템 도입이 맞나요?
원생 30명, 코치 두 명이 대략적인 분기점입니다. 그 아래에서는 옮겨 적는 시간이 아직 시스템 비용보다 쌉니다. 다만 코치가 여러 명이면 기록 방식이 제각각이라 원생 수가 적어도 도입 효과가 일찍 나타납니다.
쓰다가 다른 프로그램으로 옮길 수 있나요?
계약 전에 데이터 반출이 되는지 반드시 확인하세요. 원생 명단, 출결 기록, 경기 기록을 엑셀이나 CSV로 내려받을 수 있어야 합니다. 안 된다면 몇 년치 기록이 인질이 되어 마음에 안 들어도 못 나가게 됩니다.
마지막으로, 정직하게
hoopnote는 이 일곱 가지를 기준으로 만든 농구 아카데미 원생 관리 시스템입니다. 코치 계정, 엑셀 일괄 업로드, 태블릿 현장 입력, 발송 전 원장 승인 필수는 모두 됩니다. 다섯 번째 항목인 미성년자 개인정보 처리는 처음부터 가장 무겁게 두고 설계했습니다.
일곱 번째 데이터 반출은 지금은 경기 기록만 CSV로 내려받을 수 있고, 원생 명단·출결 기록 반출은 아직 준비 중입니다. 필요하시면 말씀해 주세요.
다만 모든 학원에 맞지는 않습니다. 원생이 20명 아래라면 아직 엑셀이 더 쌉니다. 굳이 지금 바꾸실 필요 없습니다.
원생 30명이 넘어가고 코치가 두 명 이상이라면, 그때부터는 옮겨 적는 시간이 시스템 비용을 넘어섭니다.
위 일곱 가지 질문에 hoopnote가 각각 어떻게 답하는지 궁금하시다면
도입 안내서 받아보기 →